Projektmanager Eventmanagement und Kommunikation (gn)

Falling Walls Engage ist eine globale Science Engagement Plattform, die Wissenschaftsvermittler:innen - ‘Science Engagement Practitioner’ - aus der ganzen Welt miteinander vernetzt und zusammenbringt, Austausch und gemeinsames voneinander Lernen fördert. Ziel ist es, langfristig die Art und Weise zu verändern, wie Wissenschaft und wissenschaftliche Erkenntnisse in der Gesellschaft wahrgenommen und gemeinsam diskutiert werden, das Vertrauen in die Wissenschaft und faktenbasierte Entscheidungen zu stärken und die Brücke zwischen Wissenschaft und Gesellschaft zu schlagen.

Aufgaben

• Als Projektmanager:in übernimmst Du das Eventmanagement - v.a. die Engage Pitches beim Falling Walls Science Summit im November 2024 - , die Verantwortung für das Teilnehmendenmanagement, sowie Marketing- und Kommunikationsunterstützung für Falling Walls Engage.
• Eventmanagement und Unterstützung bei der Durchführung der Falling Walls Engage Pitches im Rahmen des Falling Walls Science Summits (z.B. Technik, Grafik, Abläufe, Briefings, Catering, Transport, Locationsuche, Organisation und Koordination der Regie am Veranstaltungstag)
• Teilnehmendenmanagement und -betreuung (inkl. Zu- und Absagen, Einladungen, Briefings, Erinnerungen, Reisekoordination, Hotelbuchungen, Abrechnungen)
• Betreuung des Global Call for Applications, Erstellung des Bewerbungsbogens, Scouting und Outreach, Streuung des Calls, Sichtung der Bewerbungen und Vorauswahl, Aufbereitung der Daten und enge Zusammenarbeit mit dem Global Call Team
• Koordination des Einladungs- und Auswahlprozesses und Steuerung des Gästemanagements
• Angebotseinholung externer Dienstleister, Unterstützung bei der Erstellung von Vergaben und bei der Verwaltung des Projektbudgets
• Ablage und Pflege von CRM Daten
• Unterstützung der Projektleitung bei Reporting, Evaluation, Datensammlung. Sammeln und Veröffentlichen von Success Stories
• Pflege der Projektwebsite, Erstellung von Social Media Posts, Verbreitung des Formats als 'Stimme nach außen', Aufbereitung von Kommunikationsmaterialien, Erstellung von Briefings, Absprache mit dem Fotografen und Videografen und Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam

Qualifikation

• Du hast mind. 2 Jahre Erfahrung im Veranstaltungs- und Projektmanagement.
• Du hast ein abgeschlossenes Studium oder eine abgeschlossene Ausbildung im Bereich Eventmanagement, Kommunikation oder einem verwandten Fach.
• Du bist ein (Selbst-) Organisationstalent und Multitasking macht dir Spaß.
• Du arbeitest gern und mit Freude in einem vielfältigen, internationalen Team
• Du arbeitest gut in einem schnelllebigen Umfeld und bist bei den dir übertragenen Aufgaben flexibel und freundlich.
• Du hast hervorragende organisatorische Fähigkeiten, starke Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten, um effektiv mit verschiedenen Stakeholdern zusammenarbeiten zu können.
• Dich zeichnen Kreativität, Teamfähigkeit und Innovationsgeist bei der Planung und Gestaltung von Veranstaltungen aus.
• Du hast eine selbstständige, proaktive sowie klar strukturierte und organisierte Arbeitsweise und bist bereit Verantwortung zu übernehmen.
• Du sprichst und schreibst verhandlungssicher und fließend Englisch und Deutsch.
• Du begeisterst dich für den Themenbereich Wissenschaft und Innovation.

Benefits

Wir bieten:

• eine enge Zusammenarbeit mit einem spannenden internationalen Netzwerk
• die Möglichkeit, dich aktiv und kreativ in das Projekt einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
• ein attraktives Arbeitsumfeld in einer gemeinnützigen Organisation
• ein motiviertes und diverses Team mit den unterschiedlichsten Hintergründen und Erfahrungsschätzen
• die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten, flexible Arbeitszeiten und weitere familienfreundliche Maßnahmen
• eine NGO-kompetitive Vergütung
• regelmäßige Team-Events und ein wunderschönes grünes Büro in Berlin-Mitte mit Terasse/Innenhof, frischem Obst, vielen leckeren Getränken, Tischtennisplatte und Yogaraum
• 30 Tage Urlaub im Jahr bei einer 5-Tage-Woche + 2 zusätzliche Urlaubstage am 24.12. und 31.12.
• einen Zuschuss zu einer Urban Sports Mitgliedschaft

Wir berücksichtigen nur Bewerbungen, die über unsere Karriereseite auf der Homepage der Falling Walls Foundation eingegangen sind und folgende Bestandteile haben:

• CV
• Anschreiben
• Gehaltsvorstellungen

Nach dem Screening der Bewerbungen freuen wir uns darauf, dich bei einem 30-minütigen Zoom-Gespräch kennenzulernen.