Assistenz Projektmanagement (m/w/d)

Die Planungsgruppe VA GmbH entwickelt, plant, realisiert und begutachtet Versorgungsanlagen. Mit der Planung von modernen und energieeffizienten Gebäuden gestalten wir aktiv die Zukunft. Unsere Ingenieurgesellschaft arbeitet mit Unternehmen aus allen Branchen zusammen und ist Partner verschiedenster Organisationen, Institutionen und Verbände. Die Schwerpunkte unserer Projekte liegen insbesondere in den Bereichen Klinikbauten, Forschungslaboratorien sowie Schwimmbad- und Wellnessanlagen. Mit über 120 Mitarbeitern zählen wir zu den großen Ingenieurdienstleistern in Deutschland. Strategisch ausgerichtete Standorte unserer Büros in Hannover, Nürnberg und Magdeburg ermöglichen kurze Wege zu unseren Kunden und Partnern.

Aufgaben

Als Assistenz Projektmanagement (m/w/d) sind Sie ein wesentliches Bindeglied zwischen den Projektleitenden und den operativen Teams.

Ihre Hauptaufgaben umfassen:

Operative Unterstützung:

• Teilnahme an Projekt-Kickoff-Meetings: Sie begleiten die Projekt-Kickoff-Meetings und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen gesammelt und dokumentiert werden
• Erstellung und Pflege von Projekterfassungs- und Projekterweiterungsbögen: Sie spielen eine zentrale Rolle bei der Erstellung und kontinuierlichen Pflege dieser wichtigen Dokumente, die den Grundstein für erfolgreiche Projekte legen
• Gewährleistung des Informationsflusses: Sie sorgen für einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen der Projektleitung und unserer ERP-Systembetreuung
• Dokumentation: Sie unterstützen die Projektleitenden bei der Dokumentation der Projektfortschritte
• Zusammenarbeit mit verschiedenen Teams: Sie arbeiten eng mit Ingenieuren, Technikern, CAD-Experten und Assistenzkräften (m/w/d) zusammen, um sicherzustellen, dass alle Projektanforderungen erfüllt werden.

ERP-Support und Dokumentation:

• Aufbereitung von Stundenleistungen: Sie überprüfen und verwalten die erfassten Arbeitsstunden und sorgen für die korrekte Erfassung von Arbeitszeiten
• Umbuchungen im ERP-System: Sie verwalten und aktualisieren Arbeitspakete innerhalb unseres ERP-Systems
• Angebotserstellung und Dokumentation: Sie erstellen Angebote und dokumentieren diese effizient mithilfe des ERP-Systems und anderer Tools in enger Zusammenarbeit mit der Projektleitung
• Rechnungsstellung und -prüfung: Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Dokumentation von Rechnungen, die Pflege von Excel-Listen und die Prüfung von Rechnungen von beauftragten Fremdleistern sowie die Bearbeitung des Mahnwesens

Projektadministration:

• Pflege von Projektdokumentationen: Sie verwalten und pflegen alle relevanten Projektdokumente und Archive

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen im Projektmanagement oder PMO-Bereich wünschenswert
• Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und MS Office (insbesondere Excel)
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Eigenständige und strukturierte Arbeitsweise

Benefits

• Moderner Arbeitsplatz, herausfordernde Aufgaben, eine attraktive Vergütung sowie interessante und innovative Projekte
• Gezielte Weiterbildungsmaßnahmen fördern Ihre berufliche Entwicklung
• Mit einem Dienstfahrrad sowie unserer Hansefit-Mitgliedschaft bleiben Sie gesund und fit auf dem Weg zur Arbeit und im Privaten
• Offene Kommunikation und Spaß an der Arbeit
• Flexible Arbeitszeiten als perfekte Basis der Balance zwischen Beruf und Privatleben

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie Ihre Bewerbung bitte per E-Mail im PDF-Format an Herrn Rüdiger Sauer, Expo Plaza 10, 30539 Hannover. Gerne beantwortet Ihnen Herr Sauer vorab Ihre Fragen telefonisch unter 0511/8 79 52-0.