Chief of Staff (m/w/d)

Die Position

Wir sind auf der Suche nach einer/m ergebnisorientierten Chief of Staff (m/w/d), der/die unser Team in Berlin als „the Ops behind the Ops“ verstärkt und den operativen Erfolg von Project A Services vorantreibt. Mit dem Hauptziel, unsere Geschäftsführer dabei zu unterstützen, unser Agenturgeschäft auf die nächste Stufe zu heben, wird diese Rolle Ihnen eine Schlüsselposition in der Welt der digitalen Unternehmen verschaffen.

In deiner täglichen Arbeit wirst du dazu beitragen, unsere Geschäftsführer zu entlasten, indem du Prioritäten setzt und die Verantwortung für wichtige strategische und operative Aufgaben übernimmst, während du neue Arbeitsabläufe und Initiativen gestalten kannst. Unsere Geschäftsführer sind Stephan Schulze (verantwortlich für Tech), Rainer Berak (verantwortlich für allgemeine Geschäfts-, Daten- und Personalthemen) und Thuy Ngan (verantwortlich für den kaufmännischen Bereich), die alle seit mindestens 7 Jahren im Unternehmen tätig sind.

Motivation, Kreativität und Offenheit prägen unsere Werte und Kultur. Deshalb ermutigen wir dich, sich eigenständig in deine Arbeit einzubringen. Werde Teil eines multinationalen Teams von klugen Köpfen und lass dich inspirieren, zu wachsen, innovativ zu sein und von Anfang an Verantwortung zu übernehmen.

Sei verantwortlich für:

• Die Übernahme der Verantwortung für die Gestaltung und Optimierung interner Prozesse, Projekte, Strukturen, Formate und Sitzungen in enger Zusammenarbeit mit den benannten Werkstudenten
• Aufrechterhaltung des täglichen Arbeitserfolgs durch die Verwaltung interner Tools und administrativer Tätigkeiten (z.B. Projektabrechnung, Zeiterfassung, Budgetabrechnungen und Rechnungsstellung)
• Vorbereitung und Erstellung von Präsentationen für Workshops, Pitches, Meetings und unternehmensweite Kommunikation
• Überwachung und Verfolgung des Fortschritts verschiedener Initiativen - Bereitstellung wichtiger Erkenntnisse für unsere Geschäftsführer, das Führungsteam und externe Interessengruppen
• Die Organisiation und Verwaltung von internen und externen Veranstaltungen (z. B. Strategietage und Offsites)

Einzelaufgaben:

• Proaktiver Beitrag zu Produktakquisitionsmaterialien und zur Professionalisierung unserer Dienstleistungen
• Aktive Mitwirkung bei der Kapazitätsplanung/Personalbesetzung für interne und externe Projekte
• Unterstützung unserer Geschäftsführer vor Ort, sei es im Berliner Büro oder auf gelegentlichen Geschäftsreisen (innerhalb Europas und Großbritanniens)
• Und eigentlich alles, was es unseren Geschäftsführern ermöglicht, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren und ihre Arbeitsbelastung und vollen Terminkalender zu entlasten

Was du nicht tun wirst:

• Persönliche Assistenz der MDs sein
• Koordinierung von Kalendern oder Reiseplänen
• ein großes Team managen
• Die „Müllhalde“ für unliebsame Aufgaben anderer Personen in der Organisation sein
• Durchführung operativer Projekte mit unserem Kundenstamm

Dein Profil

• 3-5 Jahre Erfahrung in Beratungsunternehmen, Agenturen, Scale-Ups, Innovationsteams von Konzernen oder Familienunternehmen
• Ausgezeichnete Projektmanagement-Fähigkeiten mit einer analytischen, strukturierten und prozessorientierten Vorgehensweise
• Professionelle und klare Kommunikation in schriftlicher und mündlicher Form
• Fähigkeit, sich in unklaren Situationen zurechtzufinden und etwas mit wenig Input/Kontext zu leiten
• Eine natürliche Fähigkeit, Beziehungen aufzubauen und zu pflegen
• Ein ausgeprägtes Verständnis für Abhängigkeiten und Zusammenhänge mit der Fähigkeit, Bedürfnisse und Herausforderungen zu antizipieren und vorausschauend zu denken
• Belastbarkeit und Ausdauer
• Vertrauenswürdiger Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Kenntnisse in der Erstellung von Folien (Google-Folien) und Tabellen (Google-Sheets) für den täglichen Geschäftsgebrauch)
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse sind eine Voraussetzung
• Bachelor-Abschluss oder Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung
• Begeistert von persönlicher Zusammenarbeit. Regelmäßige Anwesenheit im Büro ist sehr erwünscht
• Bereitschaft, mindestens einmal pro Monat innerhalb Europas (hauptsächlich Deutschland) zu reisen

Bitte beachte, dass wir Unterstützung im Berliner Büro suchen. Die Berechtigung, innerhalb der EU zu arbeiten, ist ebenfalls erforderlich.

Benefits und Vorteile:

• Nutze unsere modernen Büroräume im Herzen von Berlin
• Wähle deine technische Ausstattung – Macbook/Windows/Linux Laptop sowie optionaler Bildschirm, Bürostuhl etc.
• Karrieremöglichkeiten und Aufstiegschancen – Zugang zu internen Workshops, regelmäßiger Wissensaustausch durch Meetups, PAV Academy Weiterbildungsangebote, (Fach-) Konferenzen und Events sowie viele weitere Angebote zur persönlichen Weiterbildung
• Subventionierte Produkte und Dienstleistungen, inkl. Essensgutscheine, Sprachkurse, ein Fahrrad Leasing Programm und Mitarbeiterrabatte auf Produkte unserer Portfoliounternehmen sowie weiterer Marken
• Wellness – 24/7 Zugang zu psychologischer Beratung, kostenfreies Abonnement für unsere Achtsamkeits Platform Unmind, sowie wöchentliche online Yoga Kurse
• Bezahlte Team- und Firmenveranstaltungen
• Soziale Aktivitäten – vernetze dich mit deinen Kolleg:Innen während der Arbeitszeit aber auch nach Feierabend (via Slack oder persönlich, ganz wie du magst), lerne neue Kolleg:Innen über Zufallsmatches, Buddy Programme o.ä. kennen und triff dich auf ein Mittagessen oder einen Kaffee, schalte bei Outdoor Aktivitäten mit deinen Kolleg:Innen ab und genieße den persönlichen Austausch
• Unterstützung beim Visum möglich, sowie Hilfen beim Umzug

Wir engagieren uns für Diversität und Inklusion

Project A bekennt sich zu Diversität und Chancengleichheit, dies gilt gleichermaßen für unsere Mitarbeitenden als auch Kandidat:Innen.

Wir schätzen die Menschen – mit all ihren herrlichen, vielfältigen Hintergründen, Perspektiven und Erfahrungen. Unser vielfältiges Team hat unterschiedliche ethnische und kulturelle Hintergründe, geschlechtliche Identitäten, sexuelle Orientierungen, Familienverhältnisse, religiöse und politische Zugehörigkeiten, sozioökonomische Status, Altersgruppen und Fähigkeiten. Mit 32 Nationalitäten und über 25 gesprochenen Sprachen sind wir sicher, dass du dich bei uns wie zu Hause fühlen wirst. Wir freuen uns auf deine Bewerbung.