Teamassistenz / Backoffice

Wir entwickeln und führen als Kommunikationsagentur personalkommunikative Projekte in den Themenfeldern Prävention, Gesundheit, Bildung und Soziales durch. Insgesamt 45 Mitarbeitende in Köln und Berlin arbeiten dazu mit rund 250 freiberuflichen Pädagog:innen und unseren regionalen Netzwerkpartner:innen bundesweit zusammen.

Wir suchen eine Ergänzung für unser Backoffice in Köln, welches die innerbetrieblichen Abläufe steuert, sodass die Arbeit in unseren Büros reibungslos ablaufen kann. Vor allem agiert das Backoffice als Kommunikationsschnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, Netzwerkpartner:innen und Auftraggeber:innen.

Die Stelle ist in Teilzeit zum 01.09.2024 oder früher zu besetzen und ergänzt das bestehende Team von drei Personen. Der Stellenumfang beläuft sich auf 20 bis 28 Wochenstunden mit zeitlicher Verfügbarkeit von 8 bis 17 Uhr an mindestens zwei Arbeitstagen.

Ihre Aufgaben

• Zentrale Kontaktstelle zur Kommunikation mit Bewerber:innen, Kolleg:innen und externen Partner:innen
• Administrative Recruiting-Prozesse wie Terminierungen von Bewerbungsgesprächen, Schalten von Stellenausschreibungen, Bewerber:innen-Management
• Technischer Support von Mitarbeitenden in Kooperation mit externen IT-Dienstleistern
• Unterstützung im Agentur-Alltag unserer Büros in Köln und Berlin
• Terminlogistik (Raumbuchung und -vorbereitung, gegebenenfalls Bewirtung etc.)

Das bringen Sie mit

• Einschlägige Erfahrung in administrativer Büroarbeit
• Kaufmännische Ausbildung oder ähnliche Qualifikation
• Freude an kommunikativer Arbeit sowie serviceorientiertes Denken und Handeln
• Technik-Affinität und sicherer Umgang mit den MS Office Anwendungen.
• Sorgfalt und Zuverlässigkeit im täglichen Arbeiten
• Organisationstalent mit eigenständiger und zielorientierter Arbeitsweise

Wir bieten

• Ein wertschätzendes, engagiertes Team, das Sie tatkräftig unterstützt
• Ein unternehmerisches Umfeld mit profilbezogenen Aufgabenfeldern und viel Entwicklungs- und Gestaltungsspielraum
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeiterfassung
• Individuelle Förderung durch interne wie externe Schulungsmöglichkeiten
• Gesundheitsförderung durch z.B. ein regelmäßiges Massageangebot
• Regelmäßige Firmenevents

Bewerbung

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung und Alter.