Office Manager (m/w/d)

Jobbeschreibung

Über uns🚀

Bei ToolTime digitalisieren wir seit 2019 die Handwerksbranche und wir brauchen Dich um die Software in den Handwerksbetrieb zu bringen. Klingt gut? Na dann haben wir hier noch mehr Infos für Dich:

Von der Angebotserstellung bis zur Zeiterfassung digitalisieren wir mit Hilfe unserer Software die lästige Büroarbeit in den Handwerksbetrieben. Das spart Zeit, Geld und vor allem die Nerven der Handwerker. Möglich macht das ein Team von bis zu +80 super motivierten und talentierten Mitarbeiter:innen und gemeinsam arbeiten wir stetig daran, die Arbeitsabläufe der Handwerksbetriebe zu verbessern. Dabei bietet Dir ToolTime ein finanziell stabiles Umfeld, da wir mittlerweile mehr als €55 Mio Kapital von unseren strategischen Investoren eingesammelt haben.

Als Office Manager (m/w/d) bist du Teil des People Teams, Dreh- und Angelpunkt für alle organisatorischen Aufgaben bei ToolTime und kümmerst dich um einen reibungslosen Ablauf in unserem Office in Berlin-Friedrichshain. Du bist die erste Anlaufstelle für Mitarbeiter, Kunden und Gäste und sorgst dafür, dass sich alle willkommen und gut aufgehoben fühlen. Zudem bist du motiviert unsere Unternehmenskultur aktiv mitzugestalten.

Du bist interessiert und möchtest wissen, warum unser Team Emoji "🐝" ist? Dann bewirb dich jetzt, wir freuen uns sehr auf dich!

Deine Mission ✨

• Empfang und Gästebetreuung: Du bist die freundliche Stimme und das Gesicht unseres Unternehmens. Du empfängst Kunden und Gäste professionell und hilfsbereit und sorgst für einen positiven ersten Eindruck.
• Allgemeine Büroorganisation: Du behältst den Überblick über den Bürobedarf, bestellst Büromaterialien, kümmerst dich um den Posteingang & -ausgang und steuerst externe Dienstleister.
• Facility Management: Du sorgst dafür, dass unser Büro stets in einem gepflegten und ordentlichen Zustand ist und überwachst notwendige Reparaturen und Wartungsarbeiten.
• Koordination von Veranstaltungen & Terminen: Du organisierst interne und externe Veranstaltungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf. Zudem unterstützt du unser C-Level bei der Terminkoordination sowie Reiseplanung.
• Unterstützung im Personalwesen: Als Teil von unserem People Team übernimmst du nicht nur administrative Aufgaben sondern unterstützt auch bei der Entwicklung und Umsetzung neuer Projekte.

Stellenanforderungen

Du bringst bestenfalls folgendes mit 💡

• Organisationstalent: Du behältst in hektischen Zeiten einen kühlen Kopf und kannst verschiedene Aufgaben gleichzeitig koordinieren.
• Kommunikationsfähigkeit: Du schaffst es mit unterschiedlichen Interessengruppe zu kommunizieren und hast sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Kundenorientierung: Du legst großen Wert darauf, Kunden und Gäste professionell und freundlich zu betreuen.
• Hands-on & Can-Do Mentalität: Du bist pragmatisch und hast keine Angst vor neuen Herausforderungen.
• Vertraulichkeit: Als Office Manager hast du mit sensiblen Informationen zu tun, daher ist Diskretion und Vertraulichkeit unerlässlich.
• People Person: Du hast Freude an der Interaktion und am Aufbau von Beziehungen mit unterschiedlichen Personengruppen.

Was wir Dir bieten 💙

• Du erhältst Einblicke in das am stärksten finanzierte Start-up im Handwerk und hast die Möglichkeit, uns in einer spannenden Wachstumsphase zu unterstützen.
• Starke Unternehmenskultur, die auf unseren Company Values Curiousity, Positivity und Best Together basiert.
• Wir schätzen ehrliches Feedback und kontinuierliches Lernen, wobei jeder den Raum bekommt, auch Fehler zu machen.
• Apropos kontinuierliches Lernen: Wir haben ein Jährliches Learning & Development Budget von 1.000€, das zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung genutzt werden kann.
• Die Möglichkeit, dein eigenes Benefit-Paket aus mehr als 35 Partnern wie Urban Sports Club, Swapfiets, Blinkist, 7Mind, Ikea und vielen mehr zu erstellen!
• 30 Tage Urlaub, regelmäßige Team und Company Events - sowie vier Company Weeks pro Jahr!
• Unser modernes Büro befindet sich im Herzen von Friedrichshain, zwischen Boxhagener Platz und Warschauer Straße. Du hast aber auch die Möglichkeit, von einem hybriden Arbeitsumfeld (Homeoffice und Remote Work Optionen) zu profitieren.